직장인의 필살기, 비즈니스 협업툴 트렐로(Trello)

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2019. 6. 28

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직장인에게는 다양한 직무 능력이 요구됩니다. 자신의 업무와 직책에 따라 달라지겠지만, 공통적으로 필요한 1가지가 있습니다. 바로 협업 능력입니다.
‘혼자 가면 빨리 가고, 함께 가면 멀리 간다.” 말은 진부하지만 협업의 중요성을 보여주는 단적인 문장인데요. 협업이 가지고 있던 한계를 극복할 수 있는 방법은 없을까요? 그러니까 다시 말해, 함께 가더라도 빨리 갈 수 있는 좋은 방법 말입니다. 비즈니스는 시간과의 싸움입니다. 누가 더 빠르게 가장 최선의 해결책을 마련하는가가 관건. 그런 점에서 오늘 우리가 만나볼 트렐로(Trello)는 최고의 협업 툴이라고 하겠습니다. 조엘 온 소프트웨어로 익히 알려진 조엘 스포스키의 포그 크릭(FogCreek)에서 출시한 협업 툴로, 그 성장 속도가 굉장합니다. 아틀라시안이 트렐로를 인수한 이후 더욱 가파르게 이용자가 증가하고 있는데요. 현재 1,900만 명이 넘는 가입자가 트렐로를 이용하고 있습니다.

왜 트렐로인가? Organize anything, together!

현재 트렐로 외에도 다양한 협업툴이 존재합니다. 아사나(Asana), 워크프론트(Workfront), 스마트시트(Smartsheet), 플래너(Planner) 등 수를 헤아리기 어렵습니다. 그런데 이 중에서 트렐로가 많은 사람들에게 사랑받는 이유는 누구나 쉽게 사용하고 빠르게 공유할 수 있는 ‘대중성’에 있습니다. 마치 기존에 사용하던 화이트보드를 그대로 옮겨 놓은 모습인데요. 현황을 한눈에 파악하고, 하나의 메모를 효과적으로 관리, 공유할 수 있도록 구성되어 있습니다. 복잡하고 어려운 기능을 소거하고, 접근성을 높인 것입니다. 이러한 점은 트렐로 공동 창업자인 마이클 프라이어가 트렐로의 가장 가깝지만 가장 큰 경쟁 상대는 ‘이메일’이라고 말한 것에서도 짐작할 수 있습니다.

트렐로는 직관적인 인터페이스가 가장 큰 장점입니다. 업무의 효율성을 극대화할 수 있는 디자인은 사용자로 하여금 한눈에 정보를 인지할 수 있도록 돕습니다. 칸반 시스템을 그대로 반영하여, 별도의 도구 없이도 다양한 업무 진행과 커뮤니케이션이 가능합니다.

‘Team – Board – List – Card’ 이렇게 4단계를 기본으로 하여 다양하게 제작 가능합니다. 팀에는 업무 묶음 단위인 보드를 생성할 수 있습니다. 다양한 팀의 업무를 구분하여 체크할 수 있는데, 배경 이미지나 컬러를 바꿀 수 있다는 것이 매력적입니다. 보드에 필요한 업무의 리스트를 정리하고, 그에 따른 개별 카드를 생성할 수 있습니다. 하나의 카드는 하나의 과업이라고 할 수 있는데, 리스트별 이동이 자유롭기 때문에 업무 효율성을 높입니다.

각 업무마다 체크해야 할 파일들 또한 산더미입니다. 김대리는 항상 섞이기 쉬운 업무 자료들 때문에 곤경을 겪은 적이 한 두번이 아닙니다. 하지만 이제는 걱정 없습니다. 트렐로에는 파일 첨부 기능이 있어, 다양한 방식으로 카드에 파일 첨부가 되기 때문에 미리 넣어두면 파일 때문에 곤란을 겪을 일이 없습니다.

회사의 하반기 실적과 직결되는 프로젝트의 총 책임을 맡게 된 박과장은 프로젝트를 시작하기에 앞서 팀을 완벽하게 이끌어 가기 위해 트렐로의 리스트를 먼저 생성합니다. 각 팀별로 보드를 생성하여 프로젝트의 진행 여부를 직접 체크하고, 팀원들과 공유합니다. 또한 해야 할 일을 중요도에 따라 정렬하여 업무가 진행되도록 구성하였습니다

대형 프로젝트를 진행할 때 방대한 업무량에 시작부터 기가 질리기도 합니다. 트렐로를 사용한다면 각 팀의 스타일대로 다양한 리스트를 구성할 수 있기 때문에 훨씬 효율적으로 협업이 가능합니다. 또한 업무의 우선순위를 정할 때는 필수적인 라벨링 기능이 있습니다. 라벨링을 통해 각 팀별 업무 상황을 공유하고 작업의 진행 상황이나 프로세스 진행 위치를 파악하기 쉽다는 것 또한 트렐로의 큰 장점입니다.

하루에도 여러 고객사와 미팅을 하는 김부장은 저녁 늦은 시간이 되어 다시 사무실로 복귀합니다. 오늘 하루의 미팅 내용을 정리하기 위해서입니다. 때로 긴급한 내용을 공유하기 위해서 사무실에 잠시 들르기도 합니다. 오고 가는 시간만이라도 절약하고 싶은 김부장에게 트렐로는 그야말로 구세주. 그는 회의의 내용을 바로 트렐로에 공유합니다. 미팅 중에 고객사의 파일을 전달받는 것도 어렵지 않습니다. 중요한 사안을 회사 내부에서 담당자가 바로 확인할 수 있기 때문에 자신이 외부 업무를 수행하고 있더라도 처리가 신속히 이뤄집니다.

트렐로는 외부 업무를 수행하고 있는 사람이 외부의 각종 상황이나 문제를 즉각적으로 기록하고 공유하기 때문에 미팅 내용을 보고하거나, 번거로운 서류 작업을 생략할 수 있습니다. 또한 API가 통합된 ‘파워업(Power-up)’ 기능으로 구글 드라이브, 슬랙, 세일즈포스와 같은 기능을 바로 사용할 수 있기 때문에 다른 툴을 사용하는 고객사와의 소통 역시 어렵지 않습니다.

이렇듯 다재다능한 트렐로는 무료, 비즈니스 클래스, 엔터프라이즈로 옵션별 가격에 차이가 있지만, 무료 사용만으로도 보드, 카드 멤버, 체크리스트, 첨부 파일에 대한 무제한 이용 권한이 있어 편리합니다. 최근 트렐로는 서드파티 통합 수를 늘리고, 앱스토어를 만들어 파워업 기능을 강화했습니다. 새롭게 단장한 알림 시스템과 홈 뷰 역시 매력적인데요. 센스 넘치는 기능으로 나날이 진화를 거듭하고 있는 트렐로를 통해 어려운 팀 프로젝트를 걱정 없이 진행해보시는 것은 어떨까요? 이제 자리만 차지하는 화이트보드는 버리셔도 좋겠습니다.